Bulgarsk oppstart for å bidra til å utvikle ny nasjonal standard for digitale arkiver i Norge

Norge er et av de mest demokratisk styrte landene i verden, hovedsakelig på grunn av åpenheten og ansvarligheten til dens statlige og kommunale administrasjon. Norske borgere har mulighet til enkelt å få tilgang til alle offentlige dokumenter knyttet til forvaltningens arbeid og dermed til en viss grad kontrollere styringen av landet. Det nordiske landets prestasjoner innen offentlig tilgang til informasjon er et resultat av en effektiv kombinasjon av lover, teknologier og standarder innen elektronisk vedlikehold og arkivering, samt bygging av en hensiktsmessig infrastruktur for lagring og digitalisering av gamle papirdokumenter.

Sommeren 1984 utviklet Norge en nasjonal standard for elektronisk journalføring og arkivering kalt Noark. Standarden spesifiserer hvordan institusjoner skal behandle og lagre dokumenter og deponere dem Riksarkivet for langtidslagring. Siden de fleste dokumenter ved lov er offentlige, tar standarden også sikte på å lette innbyggernes tilgang til dem.

Den siste versjonen av standarden, Noark 5, ble publisert i 2008 og er obligatorisk for norsk forvaltning, men brukes i praksis også av kommuner og private virksomheter.

Et av selskapene som utvikler programvare som støtter standarden er den norske startupen Dokumaster (Documaster). Selskapets mål er å hjelpe offentlige og private organisasjoner med å arkivere og enkelt få tilgang til viktige dokumenter, enten det er digitalt eller papir. På sin side kan kunder som bruker Dokumaster-produkter gi rask og enkel tilgang til utvalgte dokumenter fra innbygger- og partnerorganisasjonens arkiver.

I løpet av de tre årene siden selskapet ble grunnlagt har teamet vokst fra tre til 20 personer og Dokumaster har nå tre kontorer – to i Norge – i Oslo og Ålesund, og ett i Sofia. Selskapet startet i 2013 med et pilotprosjekt for å lage et system for digitalisering av deler av arkivene til Trondheim, Norges tredje største kommune.

Trondheimsarkivene er enorme og holder til i en bygning bygget under andre verdenskrig som base for tyske ubåter. For tiden rommer denne bygningen en imponerende mengde dokumenter, inkludert historiske matrikkelplaner, folketellingsdata, planer for bygging av bryggerier i regionen, etc.

Dokumasters arbeid med dette prosjektet fokuserer hovedsakelig på digitalisering av dokumenter fra forrige århundre knyttet til design, konstruksjon, renovering og vedlikehold av bygninger.

Nøkkelen her er at for at programvare skapt av selskapet skal kunne tas i bruk, må den først få offisiell godkjenning fra Riksarkivet om at den er i samsvar med Noark-standarden. Godkjenningen kommer kort tid før programvaren skal tas i bruk i Trondheim kommune. Dokumaster er det første selskapet som presenterer produktet sitt direkte for en kommisjon ved Riksarkivet og får endelig godkjenning direkte.

Dokumaster gjennomfører for tiden et prosjekt for Riksarkivet, knyttet til digitalisering av noen av papirdokumentene som er tilgjengelige på grunn av plassmangel for oppbevaring. Som en del av arbeidet sitt besøkte tre teammedlemmer – Dimitar Uzunov, Viktor Ivanov og Ivaylo Mitrev – Riksarkivet og lærte førstehånds hvordan papir og elektroniske medier lagres.

Riksarkivets bygning er kjent for sine underjordiske nivåer, bygget i en kunstig hule, og det store antallet rom designet for å tåle ekstreme forhold. Den rommer mange interessante dokumenter, som den første norske matrikkelen fra slutten av 1600-tallet.

Selskapet har de siste tre årene sendt Riksarkivet en rekke forslag til forbedring av Noark-standarden. Takket være dette, samt hans systematiske arbeid på dette området, fikk «Dokumaster» i begynnelsen av oktober i år en invitasjon fra Riksarkivet om å holde et innlegg om temaet «Hva ville du gjort hvis du hadde ansvaret for Noark? “.

Presentasjonen er en del av en årlig konferanse dedikert til forvaltning av digitale arkiver (Gathing of Digital Archivars 2016), arrangert av Riksarkivet og KDRS (en organisasjon som samler en stor del av de interkommunale arkivene i Norge). Foruten Dokumaster var bare ett annet selskap, som er blant de største i den skandinaviske IT-sektoren, invitert til forumet.

«Dokumaster»-presentasjonen har tittelen «The Noark Story: 32 Years Later» (The Noark Story: 32 Years Later; tekst, video) og presenteres av Dimitar Uzunov, teknisk direktør i selskapet.

“Vi viste hvilke krav offentlig og privat sektor er i Norge, og jeg synes vi beviste at på grunn av den teknologiske fremgangen de siste 15 til 20 årene, er Noark ikke lenger i tråd med dem. Vi trakk frem konkrete problemer med sin siste versjon og konkluderte med at en ny versjon av Noark eller en helt ny standard er nødvendig for å møte behovene til offentlig og privat sektor, sa Dimitar Uzunov om sin presentasjon.

De to presentasjonene på denne konferansen markerte, om enn uoffisielt, starten på arbeidet med en ny versjon av Noark, med Dokumaster invitert til å delta i utviklingen. Slik får et selskap med kontor i Sofia, en bulgarsk teknisk direktør og et delvis bulgarsk team, ikke bare erfaring i prosessene i en velorganisert offentlig forvaltning, som den i Norge, men også angir tonen for optimaliseringen av den. .